.

Ce presupune mai exact managementul documentelor unei firme?

tetiana-shyshkina-TswOPhWcrmQ-unsplash
Distribuie prietenilor tai!

Indiferent de sectorul de activitate în care activează compania ta, cu siguranță și tu te-ai lovit la un moment dat de problema ridicată de imensa cantitate de documente care trebuie gestionate. Fie că nu mai ai suficient loc pentru ele în rafturi, fie că îți trebuie jumătate de oră să găsești o simplă adeverință. Și lucrurile nu par să stea mai bine nici măcar atunci când vine vorba despre documentele stocate în format digital.

Așadar, ce presupune managementul documentelor unei firme și de ce ai nevoie de acest sistem? Află din cele ce urmează!

Ce este managementul documentelor?

Pe scurt, managementul documentelor reprezintă procesul de prelucrare a unei cantități considerabile de documente și în format fizic, și digital. Toate documentele produse de către fiecare angajat în parte trebuie procesate și structurate cât mai rapid și trebuie să fie disponibile cât mai ușor, indiferent de context. Evident, toate aceste documente trebuie păstrate în siguranță, mai ales în eventualitatea unui control!

Interesant:   Securitatea în transportul de marfă: prevenirea furturilor și protejarea încărcăturii

Ce se întâmplă dacă nu folosești un sistem de management al documentelor?

Până acum, poate că nu ți s-a întâmplat să pierzi un document și angajații tăi sunt mulțumiți de actualul sistem. Dar iată ce se poate întâmpla dacă activitatea se extinde:

  • birourile angajaților pot ajunge să fie acoperite în totalitate de hârtii care trebuie introduse în sistem sau aprobate;
  • nu există un sistem de clasificare, ordonare și protejare a documentelor HR, fapt care poate duce pe termen lung la sancțiuni și amenzi;
  • nu există un sistem de trasabilitate a operațiunilor, drept pentru care nu poți eficientiza operațiunile;
  • atunci când se lucrează simultan la același document, te poți alege cu mai multe versiuni diferite, din moment ce nu ai o aplicație care să înregistreze toate modificările apărute. Apropo, eficientizarea comunicării interne cu ajutorul modulelor ERP merită investiția!

Principalele funcții ale unui sistem de management al documentelor

Înainte de a investi într-un astfel de sistem, vei dori să afli ce poate face efectiv pentru afacerea ta, nu-i așa? Ei bine, iată ce module îți sunt puse la dispoziție:

  • scanare și stocare a documentelor, indiferent de sursă, într-un depozit digital centralizat;
  • partajare a documentelor pe mai multe sisteme, fără riscul pierderii și cu asigurarea unei trasabilități complete;
  • opțiune de indexare și regăsire prin diverse modalități, de exemplu prin atribuirea etichetelor;
  • opțiunea de colaborare în timp real pe același document; astfel, eviți situația în care fiecare angajat folosește propria versiune și apar diferențe în cadrul procedurilor.
  • control de securitate și acces, grație regulilor setate. Astfel, poți asigura nivelul de acces pentru fiecare document în parte. Îndeplinești atât standardele de confidențialitate, cât și prevederile GDPR;
  • integrare, datorită modulelor flexibile care se pot adapta la alte sisteme și astfel automatizează toate fluxurile de lucru și procesele;
Interesant:   VinziCasa.ro: Soluția Ideală pentru Agenții Imobiliari

Evident, toate aceste avantaje aduc și o gamă variată de beneficii printre care: optimizarea costurilor de administrare și depozitare, securitate sporită, integrare rapidă indiferent de sistemul actual de operare, creșterea productivității și eficienței activităților și o rată scăzută de erori umane!

Ei, ce spui? Nu-i așa că merită să investești într-un astfel de sistem?

Incearca www.i-drpciv.ro pentru cele mai bune chestionare auto drpciv si pentru a lua permisul de conducere cu usurinta maxima.
Verifica DexOnline.Net - un dictionar de definitii care iti va imbogati vocabularul ori de cate ori ai nevoie.